Ultimo aggiornamento: 10/03/2024

Per la società denominata “FLEXCAR ITALIA S.r.l.”, numero di iscrizione al registro delle imprese 16315741005, Via XX Settembre 4, 00187, Roma (di seguito “OpenCars” o “Titolare” o “Noi”) la protezione dei Dati Personali dei nostri clienti e partner e il rispetto della privacy delle persone è un impegno evidente e la società adotta tutte le misure necessarie per raccogliere e trattare i dati personali in conformità al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (UE) 679/2016 (di seguito “GDPR”) e alle altre normative nazionali ed europee applicabili. Adottiamo tutte le misure organizzative e tecniche necessarie per garantire la sicurezza, la disponibilità e la validità dei dati dei nostri clienti e partner.

Per noi è molto importante che questo forte impegno sia chiaro a tutti i nostri clienti e partner. Per questo motivo, abbiamo creato questa “Dichiarazione sulla privacy e sulla protezione dei dati personali” (di seguito “Dichiarazione”) che descrive e spiega quale tipo di dati personali dei nostri clienti e partner raccogliamo, come li gestiamo e per quale scopo. Vi preghiamo di dedicare un po’ di tempo alla lettura e alla comprensione di questo aggiornamento.

Cosa sono i dati personali?
Il termine “dati personali” si riferisce a informazioni di persone fisiche, quali nome e cognome, indirizzo postale, indirizzo e-mail, numero di telefono di contatto, ecc. che vi identificano o possono identificarvi, di seguito “Dati personali o Dati”.

Che cos’è il trattamento dei dati personali?
Qualsiasi atto o serie di atti eseguiti con o senza l’ausilio di mezzi automatizzati, su Dati o insiemi di Dati, quali la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, il reperimento, la ricerca di informazioni, l’utilizzo, la divulgazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di disposizione, associazione o combinazione, la restrizione, la cancellazione o la distruzione.

Come raccogliamo i vostri Dati?

I vostri dati personali vengono raccolti direttamente da voi o direttamente da rappresentanti della nostra azienda o con altri mezzi di comunicazione a distanza e principalmente attraverso la piattaforma OpenCars che opera all’indirizzo elettronico opencars.gr (altri mezzi di raccolta a distanza possono essere di volta in volta e-mail, moduli elettronici, telefono/fax ecc.) In alcuni casi, è possibile che l’utente abbia fornito i propri dati in passato, nell’ambito di una precedente collaborazione o rapporto con OpenCars. Infine, in casi specifici di collaborazione, è possibile, previa vostra esplicita informazione, raccogliere i vostri dati da altre agenzie o registri, nell’ambito di un eventuale controllo della vostra affidabilità creditizia ai fini della verifica della solvibilità, del finanziamento o dell’assicurazione dei crediti della nostra società.

Per quali scopi trattiamo i vostri dati?
OpenCars raccoglie solo i Dati personali assolutamente necessari per soddisfare le richieste dei nostri clienti e partner, per portare avanti la nostra collaborazione con loro e la conclusione e il funzionamento dei rapporti contrattuali con loro, il noleggio e la vendita di veicoli e l’attività commerciale in generale e il suo funzionamento. Inoltre, una parte di questi dati viene raccolta e utilizzata per consentire alla nostra azienda di adempiere agli obblighi di legge nei confronti delle autorità pubbliche (legislazione fiscale, assicurativa, sanitaria, ecc.). Inoltre, la raccolta e l’elaborazione dei dati avvengono per funzioni critiche della nostra azienda, come il controllo della sua politica di credito, la solvibilità dei suoi clienti e l’assicurazione dei suoi crediti. Nel caso in cui vengano richieste informazioni aggiuntive e facoltative da parte nostra, ne sarete informati durante la raccolta dei dati. Infine, i vostri dati di contatto (come l’indirizzo e-mail, il telefono o l’indirizzo postale) possono essere utilizzati dalla nostra azienda per informarvi su nuovi veicoli, offerte, sconti e altre attività promozionali. In ogni comunicazione di questo tipo da parte nostra, vi sarà data l’opzione immediata e gratuita di rinunciare a ricevere tali aggiornamenti futuri e comunicazioni da OpenCars in qualsiasi modo.

Quali dati dell’utente raccogliamo?

Nel corso dell’attività commerciale della nostra azienda, possiamo raccogliere i seguenti Dati personali dei nostri clienti, partner o potenziali clienti e partner:

• Informazioni personali (come nome e cognome, patronimico, indirizzo, numero di partita IVA, numero di carta d’identità, firma campione).
• Dettagli di transazioni finanziarie (come numeri di conti bancari, dettagli di carte di debito o di credito e in generale altri metodi e modalità di pagamento, come PayPal).
• Prove della situazione finanziaria (come dichiarazioni delle autorità fiscali, bilanci, dati contabili, certificati di tribunali o camere e in generale dati relativi alla situazione finanziaria).
• Informazioni di contatto (telefono, e-mail di contatto, indirizzo postale).
• Dati relativi alle denunce di incidenti, dati relativi agli incidenti stradali con i veicoli della nostra azienda.
• Registrazione di conversazioni telefoniche ai fini della comunicazione professionale, se è necessario dimostrare che la conversazione è avvenuta e ha avuto un contenuto specifico (ad esempio, nel caso di registrazione di reclami, richieste di informazioni da parte vostra o di terzi in merito a casi di gestione del veicolo, danni, ecc.)
• Dati identificativi, nella misura in cui ciò sia necessario, per soddisfare qualsiasi vostro diritto (accesso, cancellazione, correzione, ecc.) allo scopo di identificarvi e soddisfare la vostra richiesta.
• Informazioni raccolte dall’uso dei cookie nel vostro browser sul nostro sito web.
  Infine, nell’ambito del rapporto con OpenCars, in particolare in caso di finanziamento dell’acquisto del veicolo, potrebbe esservi richiesto di fornire prove della vostra affidabilità creditizia, come ad esempio dichiarazioni dei redditi comprovanti il vostro reddito.

Qual è la base giuridica per il trattamento dei vostri Dati personali?

Nell’ambito delle finalità descritte nella presente Informativa, OpenCars tratta i Dati personali dei propri clienti, potenziali clienti e partner, solo quando ha un motivo legale per effettuare il relativo trattamento sulla base delle seguenti basi giuridiche, nel caso di trattamenti più specifici:

• Esecuzione del contratto: trattamento necessario per adempiere ai nostri obblighi contrattuali.
• Adempimento di obblighi legali della nostra azienda, come la registrazione nei nostri libri contabili, l’adempimento di obblighi fiscali e di altri obblighi legali (ad es. emissione e registrazione di documenti legali, ecc.).
• Gestire i nostri clienti e fornitori e garantire il buon funzionamento della nostra azienda e il corretto servizio e trattamento delle richieste di clienti e fornitori.
• Salvaguardare i nostri interessi legittimi, nella misura in cui il trattamento non violi gli interessi legittimi superiori dei soggetti, come ad esempio la gestione dei nostri clienti e fornitori per garantire il loro corretto servizio, la protezione dei nostri veicoli e di altri beni, la conservazione dei dati per difendere la nostra azienda da rivendicazioni legali, la rivendicazione di crediti, nonché la documentazione in caso di controlli amministrativi e di natura analoga delle nostre controparti e il trattamento a fini di assicurazione del credito.
• Il vostro consenso, ad esempio nel caso in cui la nostra azienda vi comunichi aggiornamenti su nuovi prodotti, offerte, sconti e altre attività promozionali. In tal caso, avrete sempre la possibilità di revocare il vostro consenso in modo immediato, semplice e poco costoso, con la conseguenza che l’invio di tale materiale cesserà immediatamente.

Con chi condividiamo i vostri dati personali?

OpenCars non divulga i vostri dati personali a terzi non affiliati, a meno che ciò non sia necessario per soddisfare legittimamente le nostre esigenze professionali e commerciali, per adempiere agli obblighi contrattuali nei confronti dei nostri clienti e partner, o sia richiesto o consentito dalla legge o vi sia il consenso esplicito dell’interessato a tale scopo.
I dati dei nostri clienti e partner sono trattati, nell’ambito di quanto qui definito, dai reparti e dai dipendenti della nostra azienda che sono responsabili della conclusione, dell’esecuzione e della gestione dei nostri rapporti commerciali contrattuali, nonché da qualsiasi nostro partner per le stesse ragioni. Allo stesso modo, saranno trattati dagli altri dipartimenti della nostra azienda nel contesto del nostro funzionamento legale, per adempiere ai nostri obblighi di legge (ad esempio, contabilità, servizio legale).

Inoltre, i vostri dati, nella misura in cui ciò sia opportuno per l’adempimento dei nostri obblighi contrattuali o di altro tipo e per meglio servirvi, soddisfare le vostre richieste e la nostra cooperazione senza intoppi, possono essere trasmessi a istituti bancari o ad altri fornitori di servizi di pagamento o a fornitori che collaborano con la Società, come ad esempio compagnie di assicurazione, società di informazioni sui debitori che collaborano, società che forniscono servizi di consulenza e revisione, società di archiviazione e gestione dei dati che collaborano, società informatiche che collaborano, società che forniscono stampa, organizzazione e consegna di moduli, società pubblicitarie e di promozione che collaborano, officine e tecnici di veicoli, ecc. OpenCars, in tutti i casi in cui si renda necessaria tale trasmissione di dati, si assicura di trasmetterli a terzi, se e solo se questi rispettano elevati livelli di sicurezza e riservatezza dei dati e forniscono sufficienti garanzie e impegni per la loro protezione, che si assumono, tra l’altro, in virtù di contratti scritti.

I vostri dati potranno inoltre essere trattati per l’esame della vostra solvibilità e affidabilità creditizia e ai fini dell’assicurazione del credito della nostra azienda, con notifica agli organi e ai registri competenti, nonché alle società di assicurazione dei sinistri che collaborano.
Inoltre, la società può comunicare i dati ad autorità pubbliche di ogni tipo (servizi pubblici, autorità fiscali, organizzazioni assicurative, ecc.) o ad autorità giudiziarie o indipendenti, autorità giudiziarie o organi investigativi, qualora ciò sia previsto o richiesto dalla legge o assolutamente necessario per difendere i nostri diritti legali.
Se trasferiremo i vostri dati a un destinatario stabilito in un paese terzo, avremo cura di garantire un livello adeguato di protezione dei vostri dati di protezione trasferiti, in conformità agli articoli 46-49 del GDPR.

Qual è il periodo di conservazione dei vostri Dati personali?

I Dati personali vengono conservati per il periodo assolutamente necessario all’esecuzione e al completamento delle finalità di trattamento sopra menzionate. L’esatto periodo di conservazione di ciascuna categoria è legato (a) al tempo necessario, in ragionevoli contesti commerciali e operativi, per adempiere ai nostri obblighi contrattuali e commerciali (b) alle eventuali disposizioni di legge applicabili di volta in volta in materia di conservazione dei dati, indicativamente come la valida conformità ai registri contabili e fiscali della nostra azienda o i dati comunicati alle organizzazioni assicurative (c) alla durata del nostro rapporto commerciale o contrattuale con i nostri clienti o partner (d) all’eventuale necessità di conservare i dati per la difesa dei nostri interessi legali, (e) se il trattamento è basato sul consenso dell’interessato, il tempo di conservazione è determinato dal tempo di conservazione di tale consenso.
A titolo di esempio, i tempi di conservazione abituali che si applicano caso per caso ai Dati personali da noi trattati sono:

• I dati che rientrano nella fase precontrattuale e che trattiamo nell’ambito della presentazione di offerte e/o della valutazione di domande per la stipula di un contratto di locazione, se il contratto non va avanti, vengono conservati per due (2) anni dalla fine dell’anno in cui l’offerta è terminata.
• I dati trasmessi attraverso le denunce di infortunio vengono conservati per cinque (5) anni dalla fine dell’anno in cui sono stati presentati, a meno che non vengano sollevati reclami legali per questo motivo, nel qual caso vengono conservati per venti (20) anni.
• I dati di registrazione delle chiamate nell’ambito delle comunicazioni tra noi saranno conservati per trenta (30) giorni dalla data di ciascuna comunicazione.
• I dati forniti dall’utente per soddisfare i propri diritti relativi ai dati personali (accesso, correzione, cancellazione, ecc.) vengono conservati per due (2) anni dall’elaborazione della richiesta.

Come garantiamo la privacy e la sicurezza dei vostri dati personali?

OpenCars adotta misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la riservatezza e l’integrità dei Dati personali e per proteggerli dalla distruzione accidentale o illegale, dalla perdita, dall’alterazione, dall’accesso non autorizzato o dalla divulgazione, nonché da qualsiasi altra forma illegale di trattamento. Il trattamento dei Dati da parte di OpenCars viene effettuato solo in modo da garantire la privacy e la sicurezza dei Dati, sulla base dei più recenti sviluppi, dei costi, della natura, del contesto e delle finalità del trattamento, con una valutazione dei rischi e della loro probabilità di accadimento e dei relativi effetti sugli interessati. In questo contesto, ci assicuriamo che il trattamento venga effettuato esclusivamente da personale autorizzato a tale scopo, che sia vincolato da obblighi di riservatezza e fornisca le necessarie garanzie di protezione. Lo stesso vale per tutti i nostri eventuali partner, che possono essere coinvolti nel processo e per i quali assicuriamo il loro impegno a rispettare le misure di protezione appropriate attraverso le relative garanzie contrattuali.

Quali sono i vostri diritti?

In conformità alla legislazione nazionale ed europea vigente, l’utente gode dei seguenti diritti in relazione ai propri Dati Personali:

• Diritto di informazione e accesso: Avete il diritto di ricevere da OpenCars informazioni sul trattamento dei vostri Dati personali. Finché elaboriamo i vostri dati, avete il diritto di ricevere informazioni sullo scopo dell’elaborazione, sul tipo di dati, sui destinatari dei dati e sul loro periodo di conservazione, sul caso in cui si verifichi un processo decisionale automatizzato, ma anche su altri vostri diritti, come quelli descritti nel presente documento.
• Diritto di rettifica: L’utente ha il diritto di richiedere la rettifica di dati inesatti o incompleti in nostro possesso.
• Diritto alla cancellazione: l’utente ha il diritto di richiedere la cancellazione dei propri dati. Vi ricordiamo che questo diritto non è assoluto ed è soggetto alle limitazioni di legge. Potremmo avere motivi legittimi per non rispondere a tale richiesta.
• Diritto alla limitazione del trattamento: Avete il diritto di richiedere la limitazione del trattamento dei vostri dati, ossia avete il diritto di richiedere che il loro ulteriore trattamento cessi e che i vostri dati siano semplicemente conservati dalla nostra azienda. L’esercizio di questo diritto è soggetto alla condizione che tale possibilità vi sia concessa dalla legislazione vigente. Se i requisiti legali non sono soddisfatti, la società potrebbe non essere obbligata a soddisfare la vostra richiesta.
• Diritto alla portabilità: L’utente ha il diritto di ricevere i dati che lo riguardano in forma leggibile e di richiederne il trasferimento a un altro titolare del trattamento, sempre che ciò sia tecnicamente possibile.
• Diritto di opposizione: Avete il diritto di opporvi in qualsiasi momento al trattamento dei vostri Dati, nei limiti previsti dalla normativa vigente. La vostra richiesta potrebbe non essere accettata nel caso in cui vi siano comprovati motivi legittimi che rendano il trattamento imperativo e prevalgano sul vostro diritto.
• Diritto di revocare il consenso: Finché il trattamento dei vostri dati personali si basa sul vostro consenso, avete il diritto di revocare immediatamente, facilmente e a basso costo il vostro consenso in qualsiasi momento per interrompere tale trattamento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato sulla base del consenso prima della sua revoca.
• Diritto di presentare un reclamo all’Autorità per la protezione dei dati personali: Se ritenete che i vostri diritti siano stati violati, avete il diritto di presentare un reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali ai seguenti recapiti: Indirizzo: Piazza Venezia 11 – 00187 Roma, Contatto Telefono: +39 06.696771, Email: protocollo@gpdp.it.
• Per esercitare uno qualsiasi dei Suoi diritti, nonché per qualsiasi informazione o chiarimento in merito agli stessi e alle condizioni per esercitarli, nonché per avere informazioni sullo stato di avanzamento delle Sue richieste presentate, può contattare il Responsabile della protezione dei dati di OpenCars all’indirizzo e-mail: dpo@flexcar.gr. Allo stesso modo, può rivolgere qualsiasi richiesta, domanda, commento o reclamo in merito alla gestione dei Suoi dati al Responsabile della protezione dei dati della nostra società. OpenCars risponderà alla vostra richiesta, a seconda della sua validità, entro 30 giorni. Nel caso in cui la vostra richiesta sia complessa o abbiamo ricevuto un gran numero di richieste, vi informeremo entro il suddetto termine se abbiamo bisogno di ottenere una proroga di altri (2) due mesi per rispondervi. Se, dopo aver esaminato le vostre richieste, le riteniamo manifestamente infondate o eccessive, OpenCars potrà chiedervi di pagare una tariffa ragionevole, il cui importo è determinato dai costi di elaborazione, per la sua esecuzione. Si precisa che OpenCars può ragionevolmente rifiutarsi di rispondere alla richiesta dell’utente.

Come trattiamo i cookie?

I cookie sono piccoli file di testo che vengono memorizzati dal browser sul computer o sul dispositivo elettronico utilizzato dall’utente quando visita un sito web. I cookie consentono alle applicazioni online di adattare le loro funzionalità alle vostre esigenze raccogliendo e ricordando le informazioni sulle vostre preferenze. Per ulteriori informazioni sui cookie e su come configurarne il funzionamento, consultare l’Informativa sui cookie di OpenCars, pubblicata sul nostro sito web.

Modifiche alla presente Informativa sulla privacy e sulla protezione dei dati personali

OpenCars può modificare unilateralmente e in qualsiasi momento la presente Informativa sulla privacy, in modo che rifletta eventuali cambiamenti relativi alle politiche e alle pratiche esistenti della nostra azienda. Vi consigliamo di visitare regolarmente il sito web della nostra azienda per essere immediatamente informati di eventuali modifiche alla presente Informativa sulla privacy e sulla protezione dei dati personali.

Quali sono i nostri dati di contatto?

Per contattarci, presentare un reclamo o gestire i dettagli del proprio account, sono disponibili i seguenti dati:

• Potete inviarci la vostra richiesta per iscritto al seguente indirizzo postale: Via XX Settembre 4, 00187, Roma
• Potete chiamarci al numero: +39 06 97624777
• Potete inviare un’e-mail a dpo@flexcar.gr